A. Tab Home
1. Group Views
Group
Views memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit Database-nya. Terdapat
beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek Database
yang dipilih atau yang sedang dikerjakan..
a. Datasheet View:
digunakan untuk menampilkan data dalam bentuk standar. Dalam bentuk
tampilan ini data ditampilkan sesuai nama field yang sudah didesain pada
tahap awal pembuatan database. Dalam bentuk seperti ini tampilan mirip
dengan tampilan lembar kerja di Excel.
b. PivotTable View:
digunakan untuk menampilkan database dalam bentuk kompilasi, dimana
pada tampilan ini hanya memungkinkan untuk menampilkan nama field data
saja. Saat diperlukan, user hanya perlu meng-klik salah satu field yang
diinginkan, maka deretan data akan ditampilkan.
c. Pivot Chart View:
digunakan untuk menampilkan data ke dalam bentuk diagram, untuk data
yang berkaitan dengan perhitungan angka yang dimanipulasi melalui Query.
d. Design View:
digunakan untuk tampilan data yang memungkinkan user untuk merancang
field serta mengatur tipe data pada setiap field. Pada tampilan jenis
ini nama field disusun secara vertikal, sedang di sebelah kanannya
berisi tabel yang digunakan untuk memilih tipe data tertentu pada setiap
nama field di sebelah kirinya.
2. Group Clipboard
Umumnya
icon perintah di group Clipboard ini berfungsi untuk mengolah seputar
papan klip. Setiap data yang di-cut dan di-copy akan tersimpan di dalam
Random Access Memory (RAM). Tak sekedar urusan copy – paste. Group ini
juga menyediakan fasilitas bagi user yang memungkinkannya untuk memilih
data tertentu yang ingin di-paste atau ditempel. Bahkan user diberi
peluang untuk mem-paste bagian intisari data, sedang atribut format
tidak akan disertakan ke dalam tempelannya.
3. Group Font
Icon
perintah di group Font secara umum digunakan untuk mengatur format
huruf dalam suatu database aktif. Format yang dimaksud, seperti masalah
jenis huruf, ukuran huruf, ketebalan huruf, perataan teks, dll.
Sedangkan perintah-perintah yang terdapat di group Font ini adalah:
a. Font: digunakan untuk memilih jenis huruf.
b. Font Size:
digunakan untuk memilih mengatur ukuran huruf. Dalam urusan database
mungkin merasa perlu untuk mengklasifikasikan data tertentu. Salah
satunya dapat dilakukan dengan mengubah ukuran huruf terhadap database.
c. Bold:
digunakan untuk menebalkan teks terpilih dalam database. Ketebalan
huruf juga bisa menjadi sebuah klasifikasi. Sekelompok data yang diset
dengan huruf tebal dianggap sebagai kelompok data dengan kriteria yang
sama.
d. Italic:
digunakan untuk memiringkan huruf. Dalam aspek kebahasaan, tulisan yang
diformat miring dapat memiliki arti penekanan atau sebagai kata asing
yang belum banyak dikenal kalangan. Data yang diset miring bisa memiliki
maksud tertentu, misal, sebagai tanda atau mark, atau mungkin memiliki
arti penekanan terhadap kriteria tertentu.
e. Underline:
digunakan untuk memberi tanda garis bawah pada data terpilih. Pilih
data yang diinginkan, klik kiri icon ini, maka data terpilih akan
tergaris-bawahi.
f. Align Text Left: digunakan untuk mengatur teks rata kiri.
g. Align Center: digunakan untuk mengatur teks rata tengah.
h. Align Text Right: digunakan untuk mengatur teks rata kanan.
i. Font Color: digunakan untuk mengatur warna huruf
j. Gridlines:
digunakan untuk mengatur garis grid di bagian tepi kotak data. Disini
user diberi peluang untuk memilih salah satu jenis garis tepi kotak
data, meskipun secara default, datasheet sudah memiliki gridlines semu
untuk memisah antar kotak data, namun user bisa memberikan garis tepi
yang kontas untuk semakin mempertegas klasifikasi data secara manual.
k. Alternatif Fill/ Back Color:
digunakan untuk mengatur serta memilih warna latar setiap cell data.
Secara standar, suatu datasheet sudah memiliki back color dengan warna
yang bersusun secara periodik, untuk kemudahan klasifikasi data. Namun
bagi user yang punya kemauan lebih dari sekedar standar, disini jalan
menuju kustomisasi memang terbuka lebar.
4. Group Record
Perintah-perintah
di group Records ini digunakan untuk pengaturan seputar isian data yang
terdapat dalam datasheet. Icon perintah yang terdapat dalam group ini
adalah:
a. Refresh All:
digunakan untuk menata ulang susunan data. Perintah ini sangat berguna
dalam suatu database yang berasal dari data eksternal, misal data
sinkronisasi, data dari database di internet, bila terjadi perubahan
pada data asal (misal ada penambahan atau pengurangan record), maka di
data hasil import tidak ikut berubah. Untuk mengetahui ada tidaknya
perubahan di data asal, maka klik icon Refresh ini, maka semua perubahan
di data eksternal akan diterapkan di data import.
b. New:
digunakan untuk memasukkan record baru. Tanpa icon ini, user bisa
menambahkan record baru dengan cara mengaktifkan cell di paling kahir
datasheet, namun dengan icon New tersebut, user tidak perlu menggeser
scroll ke bawah atau bahkan menekan tombol panah ke bawah di saat
terdiri dari ribuan record yang melelahkan. Cukup klik icon ini, maka
secara otomatis cell di paling akhir datasheet akan siap untuk diisi
dengan record baru.
c. Save: digunakan untuk menyimpan record dari datasheet yang sedang aktif.
d. Delete: digunakan untuk menghapus record dari data yang terpilih.
e. Total: digunakan untuk menjumlah record yang terdapat dalam datasheet aktif.
f. Spelling: digunakan untuk mengecek ejaan kata dari suatu data.
g. More: berisi menu-menu yang mendukung pengaturan datasheet, seperti mengubah ukuran datasheet, dll.
5. Group Short & Filter
Perintah-perintah
yang terdapat di Group Short & Filter ini digunakan untuk keperluan
penyortiran serta penyaringan data. Perintah-perintah yang terdapat di
group ini adalah:
a. Ascending:
digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari A-Z. Pilih
data yang diinginkan, kemudian klik perintah ini, maka data akan
tersusun berdasarkan urutan abjad dari A sampai Z.
b. Descending:
digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari Z sampai A.
Disini merupakan fungsi kebalikan dari Short Ascending.
c. Clear All Short:
digunakan untuk membersihkan semua kriteria penyortiran, disini susunan
data akan kembali seperti sedia kala, sebelum dilakukan penyortiran.
d. Filter: digunakan untuk menyaring data sesuai dengan kriteria tertentu.
e. Selection:
digunakan untuk memilih tampilan data yang sesuai dengan data terpilih
saja. Aktifkan suatu data, klik icon Selection ini, data yang
ditampilkan hanya yang berdasarkan data terpilih saja.
f. Advanced: digunakan untuk memilih pengaturan lanjutan yang berkaitan dengan masalah penyaringan data.
g. Toggle Filter: digunakan untuk menerapkan semua pengaturan penyaringan data.
B. Tab Create
1. Group Tables
Group Tables bertujuan untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe table yang akan kita buat.
a. Table: digunakan untuk membuat tabel database baru.
b. Table Templates:
digunakan untuk membuat tabel database baru berdasarkan contoh-contoh
yang sudah tersedia di MS Access 2007. Dengan menggunakan icon perintah
ini user mendapatkan kemudahan dalam pembuatan database. User tinggal
memilih salah satu contoh yang telah tersedia. Kemudian user hanya perlu
melakukan kustomisasi seperlunya.
c. SharePoint Lists: digunakan untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang sedang dibuat.
d. Table Design:
digunakan untuk merancang tabel yang dibutuhkan dalam suatu database.
Icon ini merupakan pengaturan tingkat lanjut dari icon Table. Dengan
icon Table Design, user bisa mengatur atribut table dari database aktif
sehingga setiap field bisa diset dengan tipe data tertentu.
2. Group Forms
Group Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data baru. Di tab ini terdapat berbagai pilihan pengaturan form.
1. Form: digunakan untuk membuat formulir database baru.
2. Split Form: digunakan untuk suatu formulir sehingga menjadi dua formulir yang berbeda.
3. Multiple Items: digunakan untuk membuat form yang bisa menampilkan isi database yang telah dimasukkan.
4. PivotChat: digunakan untuk membuat grafik berdasarkan suatu database.
5. Blank Form: digunakan untuk membuat formulir yang kosong sehingga user bisa mendesain sendiri suatu formulir yang diinginkan.
6. More Forms: digunakan untuk digunakan untuk menampilkan daftar perintah yang diguakan untuk memilih daftar form lainnya.
7. Form Design: digunakan untuk mendesain form sesuai dengan keinginan user.
3. Group Reports
Group
Reports secara umum digunakan untuk pembuatan laporan (report), terdiri
dari 5 icon perintah: Report, Labels, Blank Report, Report Wizard,
Report Design.
1. Report: digunakan untuk membuat format laporan dalam versi standar Microsoft Office Access 2007
2. Labels: digunakan untuk membuat label dari database yang sedang aktif.
3. Blank Report: digunakan untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bisa membuat format laporan yang diinginkan.
4. Report Wizard: digunakan untuk membuat format laporan berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam Microsoft Office Access 2007.
5. Report Design: digunakan untuk merancang format laporan sesuai dengan keinginan user.
4. Group Other
Group Other terdiri dari 3 icon: Query Wizard, New object: Query, dan Macro.
1. Query Wizard:
digunakan untuk membuat query berdasarkan tuntunan yang disediakan
dalam Microsoft Office Access 2007 sehingga user bisa dengan mudah dalam
membuat sebuah query
2. Query Design (New Objek Query): Query digunakan untuk membuat query baru sesuai dengan keinginan pengguna.
3. Macro: digunakan untuk membuat objek macro, merupakan tool yang digunakan untuk membuat perintah tertentu pada sebuah database.
C. Tab External Data
External
Data merupakan sebuah fungsi built-in yang sudah disediakan oleh
Microsoft Access untuk mengimport data masukan. Data masukan yang harus
disiapkan harus dalam bentuk tabel.
1. Group Import
Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan document lain dalam database.
a. Saved Import: digunakan untuk melihat dan menjalankan operasi impor yang sebelumnya disimpan
b. Access: digunakan untuk mengimport data dari atau link ke data dalam database lain akses
c. Excel digunakan untuk mengimport data dari atau link ke data dalam file kantor microsoft Excel
d. SharePoint List: digunakan untuk mengimport data dari atau link ke data dalam daftar Sharepoint
e. Text File: digunakan untuk mengimport data dari atau link ke data dalam delimited atau fixed-width text file
f. XML File: digunakan untuk mengimport file XML
g. More: digunakan untuk melihat lebih banyak format, anda dapat mengimport dari atau link ke:
1). ODBC Database: import atau link kedatabase ODBC, seperti SQL Server
2). HTML Document: import atau link ke sebuahdokumen HTML
3). Outlook Folder: ke folder pandangan
4). Database File: import atau link ke file database
5). Paradox File: impor atau link ke file paradox
6). Lotus 1-2-3 File: mengimpor file lotus 1-2-3
2. Group Export
Group Export merupakan kebalikan dari import, Anda dapat mengexport database yang telah Anda buat keprogram aplikasi lain.
a. Saved Export: digunakan untuk melihat dan menjalankan operasi ekspor Anda sebelumnya disimpan
b. Excel: digunakan untuk eksport objek yang dipilih lembar kerja excel dalam file kantor Microsoft
c. SharePoint List: digunakan untuk eksport dipilih objek daftar Sharepoint
d. Word: digunakan untuk eksport objek yang dipilih ke file format rich text
e. Text File: digunakan untuk eksport objek yang dipilih ke file teks
f. More: melihat format lebih lanjut, anda dapat ekspor ke:
1). Access Database: eksport objek yang dipilih ke database akses.
2). Marge it with Microsoft Office Word: menggunakan kata-mail merge Wizard untuk menggabungkan tanggal.
3. Group Collect Data
Group collect data berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.
a. Creat E-mail: digunakan untuk membuat pesan email yang berisi formulir untuk mengumpulkan informasi dari pengguna untuk mengisi database
b. Manage Replies: balasan untuk melihat data yang dikumpulkan dalam pesan email dan menggunakan mereka untuk memperbarui tanggal.
4. Group SharePoint List
Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database dengan SharePoint.
a. Work Online: pengambilan semua data secara offline
b. Synchronize: mengsinkronisasikan/menyamakan data
c. Discard Changes:
d. Cache List Data: Cache List Data dalam file database untuk meningkatkan kinerja klien dan server. ini akan meningkatkan ukuran database
e. Relink Lists:
f. Move to SharePoint: memindahkan sebagian atau semua bagian database ke sharepoint list
D. Tab Database Tools
1. Group Macro
Berisi
rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis.
Di group ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam pembuatan
perintahnya
a. Visual Basic: memulai editor visual basic
b. Run Macro: Menjalakan micro
c. Create Shortcut Menu from Macro: Membuat Menu Shortcut dari Makro
d. Convert Form’s Macros to Visual Basic: Mengkonversi bentuk Macro ke Visual Basic
2. Group Show/Hide
Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya
a. Relationships:
mendefinisikan bagaimana data dalam tabel yang terkait, seperti ID
fields dan nama fields dalam tabel yang berbeda yang harus sesuaikan.
b. Property Sheet: membuka lembar properti untuk mengatur properties.
c. Object Dependencies:
menunjukkan obyek dalam database yang menggunakan objek yang dipilih,
seperti pertanyaan yang mengandalkan tabel tertentu atau tabel yang
bergantung pada tabel lain
d. Message Bar: Membuka message bar untuk menyelesaikan tindakan yang diperlukan pada dokumen
3. Group Analyze
Menganalisa performa dari database yang dibuat pada group ini dan juga menganalisa keefektifan penggunaan tabel
a. Database Documenter:
b. Analyze Performance: menganalisa kinerja
c. Analyze Table: menganalisa table
4. Move Data
Database
yang telah dibuat dapat digunakan (move) menjadi SQL Server atau
Database Access. Tentunya dalam mengubah database menjadi SQL Server
dibutuhkan Program SQL Server pada komputer kita.
a. SQL Server: memindahkan beberapa atau semua bagian dari database ke database SQL server baru atau yang sudah ada pada Microsoft.
b. Access Database: membagi database menjadi dua file: satu berisi table dan satu berisi query dan bentuk
5. Database Tools
Salah
satu fitur advance yang ada pada Access 2007, seperti kita dapat
memberikan melakukan enkripsi database dengan menggunakan password dan
juga fitur-fitur advance lainnya
a. Linked Table Manager:
b. Switchboard Manager:
c. Encrypt with password: Mengenkripsi dengan menggunakan password
d. Add-ins:
e. Make ACCDE: membuat ACCDE
